STATUTEN

NAAM, ZETEL, WERKGEBIED 

Artikel 1 
De vereniging draagt de naam: “HEEMKUNDEKRING LEDEVAERT”. Zij is gevestigd te Chaam. Het werkgebied omvat de burgerlijke gemeente Chaam zoals deze was begrensd op een juli negentienhonderd negen en zeventig en de aangrenzende gebieden. 

DOEL 
Artikel 2 
1. De vereniging heeft ten doel het bevorderen in brede kring van de belangstelling voor en de kennis van eigen streek, volk, dialect, gebruiken en heemkundig waardevolle overblijfselen uit vroeger tijden. 
2. Al hetgeen vorenstaand doel kan bevorderen in de ruimste zin van het woord behoort eveneens tot het doel van de vereniging. 
3. Zij tracht dit doel te bereiken door het onderzoeken, bestuderen en doen veilig stellen van heemkundig belangrijke terreinen, onroerende en roerende goederen, zaken, voorwerpen en oudheidkundige gegevens in en van het werkgebied en zijn omgeving door het organiseren van excursies, cursussen, lezingen en tentoonstellingen, hetzij zelfstandig, hetzij in samenwerking met andere groeperingen of instanties, alsmede het deelnemen aan activiteiten van andere verenigingen, welke met het vorenstaand doel verband houden of daartoe van belang zijn, alles in de ruimste zin van het woord. 
4. De vereniging zal zich onafhankelijk opstellen ten aanzien van godsdienst en politiek.

DUUR 
Artikel 3 
1. De vereniging is opgericht op tien november negentienhonderd zeventig en aangegaan voor onbepaalde tijd. 
2. Het verenigingsjaar loopt van een januari tot en met een en dertig december.

LIDMAATSCHAP 
Artikel 4 
De vereniging heeft: 
1. Ereleden; 
2. Werkende leden; 
3. Begunstigers of donateurs.

Artikel 5 
Ereleden zijn zij, die wegens buitengewone verdiensten jegens de vereniging of jegens de heemkunde in het algemeen, daartoe zijn benoemd overeenkomstig het in artikel 7 bepaalde. 
Werkende leden, zijnde natuurlijke personen, zijn zij, die zich hebben aangemeld bij het bestuur en als zodanig door het bestuur tot de vereniging zijn toegelaten. Begunstigers en donateurs zijn personen en rechtspersonen, die de vereniging financieel en/of materieel steunen.

Artikel 6 
Het stemrecht komt uitsluitend toe aan de ere-leden en de werkende leden. Begunstigers en donateurs hebben als zodanig geen stemrecht. 
Ereleden zijn ontheven van de verplichting tot het betalen van contributie.

Artikel 7 
Ereleden worden op voorstel van het bestuur op ledenvergaderingen benoemd.

Artikel 8 
Het lidmaatschap eindigt door opzegging, overlijden of royement. Opzegging geschiedt door schriftelijke kennisgeving, welke twee maanden voor het einde van het lopende verenigingsjaar in het bezit van de secretaris moet zijn. Indien de opzegging niet tijdig heeft plaatsgehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het volgende verenigingsjaar. 
Royement vindt plaats door het bestuur, op gronden bij het huishoudelijk reglement vast te stellen. De betrokkene kan van deze beslissing in beroep gaan hij een arbitrage commissie, bestaande uit drie leden van de vereniging; 
één lid hiervan wordt benoemd door het bestuur en één lid door de betrokkene, welke beide leden het derde lid benoemen. 
De beslissing van de arbitrage commissie is bindend.

GELDMIDDELEN 

Artikel 9
1. De inkomsten van de vereniging bestaan uit de contributies van de werkende leden, entreegelden, legaten, schenkingen, donaties, subsidies, erfstellingen, toevallige baten of bileventuele activiteiten verworven baten.
Geldmiddelen, ontvangen ter besteding voor een bepaald doel, zullen slechts voor dit doel worden aangewend, tenzij met toestemming van de schenker een andere bestemming wordt overeengekomen. 
2. De werkende leden betalen een contributie, welke jaarlijks op de jaarvergadering wordt vastgesteld. 

BESTUUR 
Artikel 10 
1. Het bestuur bestaat uit een oneven aantal, doch minstens vijf en hoogstens zeven personen. 
2. Bestuurders worden door de algemene vergadering uit de leden der vereniging benoemd. Het bestuur wijst uit zijn midden een vice-voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan. De voorzitter wordt steeds als zodanig door de algemene vergadering benoemd. 
3. De algemene vergadering kan een bestuurslid schorsen of ontslaan indien zij daartoe termen aanwezig acht. Voor een besluit daartoe is een meerderheid vereist van tenminste twee derde der geldig uitgebrachte stemmen. 
4. De bestuurders zijn bevoegd te allen tijde zelf hun ontslag te nemen, mits dit schriftelijk geschiedt met een opzeggingstermijn van tenminste drie maanden. 

EINDE BESTUURSLIDMAATSCHAP 
Artikel 11 
1. Elk bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn benoeming af, volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreden en wel zodanig dat voorzitter, vice-voorzitter en secretaris niet in eenzelfde jaar aftreden. 
2. Elk aftredend bestuurslid is herkiesbaar. 
3. Een tussentijds gekozen bestuurslid treedt af op de datum, waarop degene in wiens plaats hij is getreden, zou zijn afgetreden.

BESTUURSFUNCTIES 
Artikel 12 
1. Voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur. 
2. Een bestuurslid kan meer dan één functie bekleden. 

BESTUURSTAAK VERTEGENWOORDIGING en BESLUITVORMING 
Artikel 13 
1. Behoudens de beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging. 
2. Indien het aantal bestuursleden beneden de vijf is gedaald, blijft het bestuur bevoegd. Het is echter verplicht binnen twee maanden een ledenvergadering te beleggen, waarin de voorziening in de open plaats(en) aan de orde komt. 
3. Het bestuur is bevoegd, onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door één of meer werkgroepen, die door het bestuur worden benoemd. 
Taak, werkwijze en verdere inrichting van de werkgroep worden bij een door het bestuur vast te stellen reglement geregeld. 
4. De vereniging wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door twee gezamenlijk handelende leden van het dagelijks bestuur. 
5. Voor het aangaan van geldleningen, voor het kopen, vervreemden, bezwaren, huren of verhuren van onroerende goederen, benevens voor verbintenissen met een looptijd langer dan een jaar en/of bedragen hoger dan bepaald bij het huishoudelijk reglement, behoeft het bestuur de machtiging van de ledenvergadering. 

JAARVERSLAG, REKENING en VERANTWOORDING 
Artikel 14 
1. Het bestuur is verplicht om van de vermogenstoestand van de vereniging zodanig aantekening te houden, dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. 
2. Het bestuur brengt op een ledenvergadering, de jaarvergadering, te houden binnen drie maanden na afloop van het verenigingsjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de ledenvergadering, zijn jaarverslag uit en doet onder overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording over zijn in het afgelopen boekjaar gevoerd beleid. Na verloop van deze termijn kan ieder lid deze rekening en verantwoording in rechte van het bestuur vorderen. 
3. De ledenvergadering benoemt jaarlijks, doch uiterlijk dertig dagen voor de jaarvergadering, uit de leden een commissie van tenminste twee personen, die geen deel uit mogen maken van het bestuur. De commissie onderzoekt de rekening en de verantwoording van het bestuur en brengt ter jaarvergadering aan de ledenvergadering verslag van haar bevindingen uit. 
4. Het bestuur is verplicht de bescheiden, bedoeld in de leden 1 en 2, tien jaren lang te bewaren.

LEDENVERGADERINGEN 
Artikel 15 
1. Aan de ledenvergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen. 
2. In de jaarvergadering komen naast hetgeen in de artikelen 9 lid 2 en 14 is bepaald, onder meer aan de orde: 
a. Voorziening in eventuele vacatures van het bestuur; 
b. Voorstellen van het bestuur of de leden, aangekondigd bij de oproeping voor de vergadering. 
3. Andere ledenvergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk oordeelt. 
4. Ledenvergaderingen dienen tenminste veertien dagen van te voren schriftelijk aan de leden kenbaar gemaakt te worden. Deze termijn kan in spoedeisende gevallen door de voorzitter worden bekort, mits van dit spoedeisende karakter bij de convocatie melding wordt gemaakt. 
5. Voorts is het bestuur op schriftelijk verzoek van minstens tien leden verplicht tot het bijeenroepen van een ledenvergadering binnen een termijn van niet langer dan vier weken. Indien aan het verzoek binnen vier weken geen gevolg wordt gegeven, kunnen die verzoekers zelf tot de bijeenroeping overgaan door schriftelijke bijeenroeping of bij advertentie in tenminste een ter plaatse waar de vereniging gevestigd is veel gelezen dagblad. 
6. Een eenstemmig besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in een vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit van de algemene vergadering. Een dergelijk besluit wordt door de secretaris aangetekend in het notulenboek, terwijl er melding van wordt gemaakt tijdens de eerstvolgende algemene vergadering. 
Stemming over zaken geschiedt mondeling, over personen schriftelijk. 
Het aannemen van voorstellen bij acclamatie is mogelijk, mits dit geschiedt op voorstel van de voorzitter. Voor alle voorstellen betreffende zaken wordt beslist bij volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen, voor zover de statuten niet anders bepalen. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. 
7. Indien bij een verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de kandidaten. Heeft alsdan wederom niemand de volstrekte meerderheid verkregen, dan vinden herstemmingen plaats, totdat, hetzij 6én persoon de volstrekte meerderheid heeft verkregen, hetzij tussen twee personen wordt gestemd en de stemmen staken. Bij gemelde herstemmingen (waaronder niet is begrepen de tweede stemming) wordt telkens gestemd tussen personen op wie bij de voorafgaande stemming is gestemd, evenwel uitgezonderd de personen, op wie bij die voorafgaande stemming het geringste aantal stemming is uitgebracht. In geval bij een stemming tussen twee personen de stemmen staken, beslist het lot wie van beiden is gekozen. 
8. Het stemmen hij volmacht zal bij huishoudelijk reglement worden geregeld.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

  1. ALGEMEEN

1. Dit reglement bevat regelingen over onderwerpen, waarover in de statuten is bepaald, deze bij huishoudelijk reglement nader te regelen, alsmede over die zaken, waarvan nadere reglementering noodzakelijk of wenselijk wordt geacht.
2. Wijzigingen en/of aanvullingen worden door het bestuur, zodra daartoe aanleiding bestaat, in een voorstel vervat waarvan de tekst aan de leden wordt toegezonden, gelijktijdig met de oproeping tot de vergadering waarin over de goedkeuring van het voorstel wordt beslist.

2. VERKIEZING VAN DE BESTUURSLEDEN

Verkiezing van de bestuursleden geschiedt tijdens een ledenvergadering uit één of meer bindende voordrachten, tot het opmaken waarvan zowel het bestuur als een aantal van ten minste vijf leden bevoegd zijn.

De voordracht van het bestuur wordt bij de oproeping tot de vergadering bekend gemaakt; de voordracht van vijf of meer leden moet voor de aanvang van de vergadering bij het bestuur worden ingediend.

Is er geen voordracht gemaakt, dan is de vergadering vrij in haar keuze.

3. BESTUURSFUNCTIES

Het bestuur kan, telkens wanneer daar behoefte aan bestaat voor elk van zijn leden uit haar midden een vervanger aanwijzen van welke aanwijzing mededeling wordt gedaan aan de leden en overige belanghebbenden.

4. ONTSLAG BESTUURSLEDEN

Bestuursleden zijn gehouden, een voornemen tot ontslag anders dan wegens het verstrijken van hun zittingsperiode, kenbaar te maken in de eerstvolgende bestuursvergadering en ter discussie te stellen. Behalve in geval van overmacht dient een bestuurslid na diens ontslag ten hoogste zes weken ter beschikking te blijven, teneinde een goede afwikkeling van zijn taak en overdracht aan zijn opvolger te waarborgen.

5. WERKGROEPEN

Zodra het bestuur besluit tot instelling van een werkgroep, wordt daarvan mededeling gedaan aan de leden en een reglement, ‘Instructie werkgroep genaamd, opgesteld. Het bestuur legt in de instructie vast: samenstelling, inrichting, taak, werkwijze en begroting van de werkgroep. De instructie wordt als aanhangsel van het huishoudelijk reglement opgenomen zo lang de werkgroep bestaat en mag niet in strijd zijn met statuten en huishoudelijk reglement.

6. MAXIMUM BEDRAG MANDAAT

Het maximum bedrag, bedoeld in artikel 13 lid 5 van de statuten bedraagt: € 1000,--

7. STEMMEN BIJ VOLMACHT

Stemgerechtigden, die verhinderd zijn een vergadering bij te wonen, doch hun stem wensen uit te brengen bij beslissingen over één of meer der agendapunten, kunnen daartoe bij volmacht hun stem uitbrengen.

8. BIJEENKOMSTEN

Inclusief de jaarvergadering zullen ten minste zes bijeenkomsten per jaar plaatsvinden. Een bijeenkomst kan gedeeltelijk het karakter hebben van een ledenvergadering, mits daarvan mededeling is gedaan bij de uitnodiging voor deze bijeenkomst onder vermelding der agendapunten.

9. LEDENLIJST

Het bestuur beschikt over een ledenlijst met de namen en adressen van alle leden en eventuele ereleden. Deze ledenlijst wordt uit bescherming van de privacy uitsluitend gebruikt ten behoeve van de bestuurlijke werkzaamheden.

Daarnaast is er een ledenlijst met uitsluitend namen ten behoeve van de leden. Deze lijst wordt tijdens de algemene ledenvergadering uitgereikt aan degenen die daar prijs op stellen. De ledenlijst met uitsluitend namen is tevens op te vragen bij de secretaris.

De ledenlijsten met of zonder adressen mogen in geen geval worden gebruikt of ter beschikking van derden worden gesteld ten behoeve van al dan niet commerciële doeleinden buiten de vereniging.

10. LIDMAATSCHAP

Leden hebben de volgende mogelijkheden, van lidmaatschap:

A-lid: individueel lidmaatschap

B-lid: gezinslidmaatschap

Gezinslidmaatschap geldt voor de inwonende huisgenoten. Per gezinslid kunnen maximaal twee personen van het stemrecht gebruik maken.

Aanmelding voor het lidmaatschap dient te geschieden door middel van het lidmaatschapsformulier. Het lidmaatschapsformulier omvat tevens de machtiging voor betaling van de contributie.

Het formulier is verkrijgbaar bij de secretaris en bij de penningmeester. Het lidmaatschapsformulier wordt op een eventuele website van de heemkundekring geplaatst.

Het lidmaatschapsformulier wordt ingeleverd bij de secretaris of de penningmeester. De secretaris verstrekt de statuten en het huishoudelijk reglement aan nieuwe leden. De penningmeester zorgt voor de inning van de verschuldigde contributie.

Bedanken als lid kan geschieden schriftelijk vóór 1 november van het lopende verenigingsjaar.

Royement kan plaats vinden wegens wanbetaling.

11. CONTRIBUTIES

De hoogte van de contributies wordt tijdens de jaarvergadering op voorstel van het bestuur vastgesteld. Leden zijn bevoegd, een voorstel tot wijziging van de contributie in te dienen.

12. BESTUURSVERGADERINGEN

Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter nodig acht en eveneens wanneer twee bestuursleden een vergadering bijeengeroepen willen hebben. De vergaderingen kunnen worden gecombineerd met een vergadering van een of meer werkgroepen.

In de notulen legt de secretaris de genomen besluiten duidelijk vast. In elk geval dienen deze vergaderingen de voortgang te verzekeren van te plannen heemkunde-avonden. Publicatie van de genomen besluiten geschiedt in het informatieblad van de vereniging en, ter beoordeling van het bestuur, in de plaatselijke pers.